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L’organisation d’une secrétaire

Que nous soyons secrétaire classique dans une entreprise ou secrétaire indépendante, nous devons être organisées et toutes disposées des qualités requises comme la disponibilité, le respect du secret professionnel, l’efficacité,  l’autonomie et la courtoisie.
Mais une secrétaire, en plus de ces compétences traditionnelles, doit absolument être irréprochable sur une tâche principale : le sens de l’organisation.
Elle doit savoir gérer parfaitement tout son temps en fonction de ce qu’elle doit traiter durant la journée et ne pas se laisser submerger pour faute de faire des erreurs. De plus, une bonne organisation reflète l’image d’une excellente secrétaire. Voici quelques conseils pour vous aider au mieux à vous ordonner.

Un bureau aménagé : la priorité d’une secrétaire

Un bureau bien rangé est la base de toute secrétaire. Si vous avez un espace désordonné, avec des papiers qui trainent à droite et à gauche, vous ne pourrez jamais vous en sortir dans votre profession. Vous serez toujours amené à chercher, ce qui est une perte de temps et qui crée un stress permanent. Rien de mieux que de trouver directement le document que l’on cherche.
L’agencement, les bannettes de rangement pour vos courriers en attente de traitement, des chemises et sous-chemises pour classer vos dossiers importants, des étiquettes pour la propreté des dossiers, des boîtes à archives pour stocker, des classeurs… Sur ce point là, c’est à vous seules de choisir la disposition et les éléments de classement de votre bureau.

Une secrétaire doit bien gérer son courrier

La gestion du courrier est une tâche fatidique pour la secrétaire, surtout dans les grandes sociétés, avec leurs multiples services.

Tri, date et distribution ou classement

À la poubelle, tout ce qui est publicités inutiles. Ne pas oublier de tamponner la date du jour sur chaque lettre et de garder précieusement les enveloppes, avec leur date et tampon de la poste faisant foi, en cas de litige sur un dossier.
Ensuite, répartir les courriers par service, et mettre de côté, ceux qui sont confidentiels, et les distribuer pour les secrétaires embauchées en entreprise. Les classer dans des bannettes à traiter par client, pour les télésecrétaires.

Le classement : indispensable pour une secrétaire

Vous devez disposer sur votre bureau, uniquement les dossiers en cours de traitement. Inutile de vous encombrer de documents déjà traités, qui non seulement vous gêneront mais que vous risqueriez d’égarer ou jeter par erreur. Alors ce qui est fait, doit être archivé.
Vous êtes la seule décisionnaire de votre ordre de rangement et devez vous organiser en fonction de vos méthodes qui vous arrangent le mieux, à condition de pouvoir vous repérer facilement.
Séparez-vous de papiers superflus dans un premier temps et archivez seulement les documents à garder.
Le classement se procède toujours de la même façon, c’est-à-dire, chronologiquement ou alphabétiquement, sachant que les deux peuvent être associés.

Le classement : c’est aussi sur PC

Nous sommes, de plus en plus, amenés à recevoir, des lettres ou fichier par voie électronique. Il est donc préférable de faire du tri et du dispatching dans son ordinateur également. Sauvegardez les plus importants en créant des dossiers et sous-dossiers. .

Donnez-vous un mot d’ordre : l’organisation.
Vous verrez, ça vous simplifiera la vie.

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